Det filosofiske og praktiske rammeverket for klubbens arbeid er nedfelt i Rotary International`s fire tjeneste-områder. Disse er: Klubbtjeneste, yrkesrettet tjeneste, samfunnstjeneste og internasjonal tjeneste. Klubben ønsker å være aktiv innenfor alle disse områdene.

        Vedtektene er basert på ”Lover for Rotaryklubb”, vedtatt av Rotary Internasjonal.

 

-    Klubbens styre består av president, innkommende president, past president, sekretær og kasserer.

-    Styret er ansvarlig for den virksomhet som skjer i klubben, herunder planer, rapportering, budsjett og regnskap.

-    Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni.

-    Ved rotaryårets slutt skal regnskapet gjennomgås av ein valgt revisor.

 

-    Komiteenes oppgaver er å oppnå klubbens langsiktige mål.

-    Oppgavene til komiteene fastlegges av presidenten i samarbeid med klubben. Hver komité skal ha særskilt mandat og definerte handlingsplaner for året og kan pålegges tilleggssaker av styret.

-    Innkommende president oppnevner komitémedlemmer og komitéledere.

-    Dersom et medlem samtykker, kan vedkommende oppnevnes på nytt. Dette for å sikre kontinuitet i prosjekter og målsettinger.

-    Komitéleder er ansvarlig for jevnlige møter og virksomhet og skal rapportere til styret om komiteens aktivitet.

-    Ringebu Rotaryklubb fastsetter sjøl hvilke komitèer som til enhver tid er nødvendige.

-    Det kan vedtas underkomiteer på ordinære klubbmøter.

-    Ringebu Rotaryklubb har følgende faste komiteer:

 

Klubbkomite                   

-      Klubbkomiteen skal sørge for praktisk tilrettelegging for møter og arrangement.

Medlemsskapskomite  

-      Komiteen skal lage planer for å beholde og/eller rekruttere nye medlemmer.

-      Komiteen skal sørge for fadderskapsordning for nye medlemmer.

-      Komiteen skal sørge for utvikling av klubben og dens medlemmer.

Informasjonskomite                        

-      Komiteleder er PR-ansvarlig for klubben.

-      Komiteen skal lage planer for å informere internt og eksternt om klubbens virksomhet og prosjekter.

-      Komiteen fører referat fra klubbmøter, er pressekontakt og bistår, slik at moderne kommunikasjonsteknologi brukes effektivt internt i klubben.

Programkomite  

-      Komiteen sørger for varierte møteprogram i samråd med presidenten.  

-      Programprofilen bør speile klubbens målsettinger.

-      Andre komiteer skal bidra med et møteprogram hvert år.

-      Klubben bør ha 4 åpne møter gjennom året, gjerne i samarbeid med andre.

Prosjektkomite

-      Prosjektkomiteen skal samordne klubbens arbeid med nasjonal og lokal samfunnstjeneste.

-      Klubben skal ha fokus på etikk i prosjektarbeidet.

-      Det oppnevnes ansvarshavende person for hvert igangsatt prosjekt.

-      Klubben kan bistå ved yrkesretta arbeid ved behov.

Internasjonal komite                   

-      Komiteen har ansvar for planer for å støtte Rotary Foundation.

-      En i komiteen skal være TRF-ansvarlig og være sertifisert.

-      Komiteen skal arbeide for internasjonal forståelse og fred.

-      Komiteen er ansvarlig for ungdomsutveksling og RYLA.

-      Internasjonal komite kan samarbeide med andre komiteer ved behov.

 

Årsmøte

-      Årsmøtet er klubbens øverste organ og holdes innen 31.12.

-      Presidenten leder årsmøtet.

-      Komitelederne tilrettelegger årsmøtet som arrangement. Ansvarlig er klubbkomiteens leder i samarbeid med presidenten.

Klubbmøter

-      Klubbmøter holdes hver tirsdag kl.18.30-19.30. Varsel om endringer eller sløyfing av klubbmøter skal gis alle klubbens medlemmer.

-      Alle medlemmer, med unntak av æresmedlemmer, eller medlemmer som er fritatt for møteplikt, skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved ordinære klubbmøter.

-      Frammøte bekreftes når vedkommende er til stede i minst 60 % av møtetiden, enten i denne eller i en annen Rotary klubb.

-      Ethvert møte hvor en tredjedel av medlemmene er til stede er beslutningsdyktig.

Styremøter

-      Ordinære styremøter holdes etter behov, minst ett i hvert kvartal.

-      Styret er beslutningsdyktig når et flertall (over 50 %) av styrets medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har møteleder dobbeltstemme.

-      Minst en gang hvert kvartal innkaller presidenten komitelederne til et utvida styremøte. Alle har stemmerett.

-      Styremøte holdes når presidenten anser det nødvendig, eller etter anmodning fra minst to styremedlemmer.

-      Det skrives møteprotokoll fra alle styremøte som blir gjort tilgjengelig for alle medlemmer i løpet av 60 dager etter avholdt møte.

 

Valgkomité (nominasjonskomité) og valg av ny neste års president.

Valgkomitéen består av neste års president (President elect), president og fjorårets president (Past President).           Neste års president skal være komitéens leder.

 Alle medlemmene kan skriftlig fremme forslag til ny neste års president (som skal tiltre 1. juli om 1 ½ år) frem til en uke før årsmøtet. Forslag innleveres til valgkomiteens leder.

 Alle kandidatene skal forespørres av minst en av valgkomiteens medlemmer.

 På et ordinært møte i november / desember fremlegger valgkomitéen sitt forslag til Ny neste års president. Årsmøtet blir klubbens valgmøte.

 Ved flere forslag til ny neste års president foretas skriftlig avstemning hvor den med flest stemmer velges.  Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Dersom det kun er én kandidat, kan denne velges ved akklamasjon.

 Ny neste års president skal være styremedlem fra og med vedkommende blir President elect ved neste Rotaryårets begynnelse til og med det rotaryåret han /hun blir fjorårets president.

 Valgt ny neste års president kan kalles nominert president (President nominée) fram til vedkommende ved neste årsmøte blir Neste års President.

   

5      Avstemningsregler.

-      Avstemninger, utenom valg av styre foregår ved handsopprekking. Skriftlig avstesmming gjennom-føres om noen krever dette.

 

-     Forslag på nytt medlem skal sendes skriftlig medlemsskapskomiteen og behandles konfidensielt.

-     En person som er medlem i en annen rotaryklubb kan foreslå nytt medlem.

-     Medlemsskapskomiteen forvisser seg om at vedkommende oppfyller krav til klassifikasjon og med-lemskap.

-  Så blir saken oversendt styret som godtar eller avvise forslaget så snart som råd.

-     Hvis styrets beslutning er positiv, skal klubbens medlemmer orienteres.

-     Hvis styret ikke mottar skriftlig innvending innen 10 dager, er vedkommende valgt til medlem.

-      Hvis det blir levert innvending, skal styret avgjøre saken på sitt neste møte. Hvis innvendingen ikke tas til følge er vedkommende valgt til medlem. Dette blir det orientert om på neste klubbmøte.

-      Presidenten underretter da vedkommende, informerer om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap medfører.

-      Presidenten skal sørge for at nytt medlem blir introdusert i klubben, får utstedt medlemskort og får opplysningsmateriell for nye Rotary medlemmer.

-      Presidenten oppnevner en fadder, gjerne forslagsstiller, som hjelper det nye medlemmet å finne seg til rette i klubben.

-      Klubben kan velge æresmedlemmer etter forslag fra styret.

 

-      Innmeldingsavgiften skal være kr. 0.-

-      Årskontingenten fastsettes årlig i forbindelse med årsregnskap og budsjettering.

-      Kontingenten innbetales innen 31. desember og skal bl.a. dekke lokalleie og servering på klubbmøtene.

 

-      Alle medlemmer kan delta i klubbens ordinære møter.

-      Alle medlemmer, med unntak av æresmedlemmer, eller medlemmer som er fritatt for møteplikt, skal registreres med frammøte/fravær ved ordinære klubbmøter. Frammøte bekreftes når ved-kommende er til stede i minst 60 % av møtetiden, enten i denne eller i en annen Rotary klubb.

-      Alle medlemmene, unntatt æresmedlemmer, må ha et samlet frammøte i ordinære klubbmøter på minst 50 % i hver halvpart av rotaryåret.

-      Styret kan godkjenne et medlems fravær av grunner som styret anser tilfredsstillende.

-      Dersom summen av levealder og antall år som rotarymedlem overstiger 85 år, kan han/hun underrette styret om ønske om fritak fra møteplikten, dog skal antal medlemsår utgjøre minst 20 år. Medlemmets nærvær eller fravær regnes da ikke med i møtestatistikken.

 

-      Ved grunngitt skriftlig søknad kan styret innvilge permisjon. Vedkommende medlem kan da fritas fra møteplikt for et bestemt tidsrom.

 

-      Dersom et medlem uten styrets godkjenning har unnlatt å møte på fire møter etter hverandre, skal styret varsle vedkommende om at fraværet kan oppfattes som opphør av medlemskapet. Deretter kan styret avslutte vedkommendes medlemskap.

-      Styret kan også avslutte et medlemskap av andre grunner.

-      Vedtak om å avslutte et medlemskap krever to tredjedels flertall i styret.

-      Vedkommende skal gis skriftlig varsel og rett til å møte i styret for å tale sin sak.

 

-      Utmelding av klubben skal skje skriftlig.

-      Utmelding skal godtas av styret dersom medlemmets gjeld til klubben er betalt.

-      Ved opphør av medlemskap mistes rett til andel i klubbens aktiva.

 

-       Møtet åpnes og ledes av presidenten, ved forfall ledes møtet av past president

-      Velkomst og introduksjon av besøkende

-      Korrespondanse, meddelelser og informasjon om Rotary

-      Eventuelle komitérapporter eller orientering om pågående saker

-      Eventuelle nye saker

-      3 minutters innlegg fra et klubbmedlem

-      Foredrag eller annen form for program

-      Møtet heves

    President

-      Presidentens plikt er å lede alle møtene og å utføre andre oppgaver som normalt hører inn
      under dette vervet.

-      Presidenten er i embets medfør medlem av alle komitéene.

    Innkommende president

-    Innkommende president er visepresident.

-    Prioritert oppgave er å være bindeledd til komiteene, og gjennom disse styrke klubbens langsiktige målsettinger.     

    Sekretærens oppgaver er

-    å føre medlemsfortegnelse  med endringer på medlemsnett.

-    å føre liste over frammøte og sørge for at den månedlige frammøterapport registreres på med-

     lemsnett senest 10 dager etter siste møte i måneden.

-    å sende innkallinger til styremøter, skrive og oppbevare protokoll fra møtene.

-    å skrive nødvendige rapporter til Rotary International.

-    å utføre andre oppgaver som vanligvis hører inn under sekretærverv.

Kassererens oppgaver er

-    å ta vare på alle klubbens midler som settes i en bank som styret velger

-    å legge fram revidert regnskap ved utgangen av hvert rotaryår.

-    å utføre andre oppgaver som vanligvis hører inn under kassererfunksjonen

-    når vedkommende slutter som kasserer, skal han/hun overlevere alle midler, regnskaper og annen   

     klubbeiendom til sin etterfølger.

 

-  Nytt pkt. 4 ble vedtatt på klubbmøte den 16. aug.2022, etter forutgående bekjentgjøring og  anbefaling fra styret.

-    Styret kan foreslå endring av vedtektene. Det forutsetter at varsel om de foreslåtte endringene er

     bekreftet mottatt av hvert medlem minst 10 dager før klubbmøtet.

-    Vedtektene kan endres med to tredjedels flertall på et ordinært klubbmøte hvor et beslutnings-

     dyktig antall medlemmer er til stede.

-    Endring, eller tillegg som strider mot lover og vedtekter for Rotary International kan ikke gjøres.

 

               For øvrig plikter Ringebu Rotary å forholde seg til de internasjonale lover for Rotary.

 

Vedtektene ble sist revidert i årsmøtet 6. desember 2016, nytt pkt. 4 :  Se ovenfor under endringer.